Shrnutí a další kroky

Kde jste dnes

Co vás odlišuje:

• Celý tým (16/16) aktivně používá ChatGPT – to je výjimečné
• Strach z AI je na hodnotě 2,0 – polovina benchmarku trhu, žádná bariéra
• Index Umím 4,6 je nad trhem (3,9), motivace 7,3 taktéž
• Polovina týmu pracuje s NotebookLM, většina s Gemini a Canvou
• Jednatel sám kóduje v Cursoru a aktivně hledá automatizace
• Už proběhl první workshop a Černá šíří AI mezi zaměstnance

Co vás brzdí:

• 150 dokumentů kontrolovaných ručně každý měsíc (měsíční reporty)
• 150 IKP kontrolovaných ručně na začátku roku
• Chaotický Google Disk bez jednotné struktury napříč pobočkami
• Dodací listy vznikající ručním opisováním z faktur
• Každý pracuje ve svém osobním ChatGPT účtu; žádné sdílení projektů

Prioritní automatizace

Quick wins (týdny)

1. TLDV pro porady – nastavit jeden placený účet, pozvat na páteční koordinační porady. Úspora: 3–5 hodin týdně na ručních zápisech. Zodpovědnost: J. Černá.

2. Sloučení tabulek klientů – H. Marková má 2–4 tabulky se stejnými daty, které nekorespondují. ChatGPT to za hodinu sloučí a identifikuje nesrovnalosti. Úspora: desítky minut při každém hledání.

3. Jednotná struktura Google Disku – definovat standardní složky (IKP, Měsíční reporty, Zápisy, Šablony), replikovat na všechny pobočky. Prerekvizita pro automatizaci kontroly dokumentů.

4. ChatGPT Business licence – pořídit 5 licencí pro klíčové lidi. Od prvního dne mohou vytvářet sdílené projekty s instrukcemi a materiály.

Střednědobé projekty (měsíce)

1. Automatická kontrola měsíčních reportů – Google Apps Script, který projde 150 dokumentů a vygeneruje přehled chybějících polí. Doplněno o ChatGPT projekt pro kontrolu kvality obsahu. Cíl: zredukovat měsíční kontrolu z 15–20 hodin na 3–5.

2. Sdílený projekt pro IKP – ChatGPT Business projekt s pravidly a šablonami pro kontrolu individuálních klientských plánů. Testovat na letošních dokumentech, nasadit v září.

3. Automatizace dodacích listů – zjistit možnosti exportu z účetní systém, nastavit Apps Script pro generování dodacích listů ze strukturovaných dat.

Dlouhodobé (kvartály)

1. AI pro celou organizaci – po ověření na vedoucích vedoucích finančního oddělení rozšířit ChatGPT Business na zaměstnance. Sdílené projekty pro přípravu výuky, diferenciaci materiálů pro klienty se speciálními potřebami.

2. Systémová integrace – napojení AI nástrojů na nový interní systém (pokud pobočky přejdou), automatický import dat, generování reportů.

Co bych nedoporučoval

Zavádět víc nástrojů najednou. Tým už používá ChatGPT, Gemini, NotebookLM a Canvu. To stačí. Přidávat Copilot, Claude nebo Perplexity by jen roztříštilo pozornost. Prioritou je prohloubení stávajících nástrojů.

Čekat na „ideální" systém. Google Disk je chaos, ale to neznamená, že musíte nejdřív migrovat na SharePoint. Vyčistěte strukturu v rámci stávajícího Workspace a začněte automatizovat.

Školit všechny stejně. Fialová s Umím 5,7 nepotřebuje základy; potřebuje řešení, které jí uleví. Kopecká s 2 týdny ve firmě nepotřebuje hackathon; potřebuje čas na zaběhnutí.

4 rozhodnutí, která potřebuji od vás

1. Licence ChatGPT Business – 5 licencí, ~3 000 Kč/měsíc. Bez toho nelze vytvořit sdílené projekty pro kontrolu dokumentů. Osobní free účty nemají potřebné funkce a nezaručují ochranu dat.

2. Kdo bude ambasador? Doporučuji Černá, Muchovou, Vajdiakovou a Kruckého. Ale potřebují od vedení mandát a čas (alespoň 2 hodiny týdně na podporu kolegů a správu projektů).

3. Jednotná struktura Google Disku – rozhodnutí, která struktura složek bude závazná pro všechny pobočky. Bez toho nemá smysl automatizovat kontrolu dokumentů, protože každá pobočka má data jinde.

4. Termín Workshopu II – doporučuji duben 2026. Čím dříve, tím lépe. Motivace je vysoká teď; za půl roku může opadnout.

Doporučený postup

Tohle je organizace, kde nemusíte nikoho přesvědčovat. Stačí dát lidem nástroje, strukturu a prostor. Výsledky se dostaví rychle.