AI KompasPráce a nástroje
Charakter práce a používané AI nástroje Vzdělávacího centra Horizont
Charakter práce
Heatmapa ukazuje, jak často tým vykonává jednotlivé činnosti. Čím tmavší barva, tím víc lidí danou činnost dělá denně.
| Denně | Párkrát za týden | Párkrát měsíčně | Méně často / vůbec | |
|---|---|---|---|---|
| Psaní mailů | 100% | 0% | 0% | 0% |
| Dohledávání informací v interních materiálech | 68.75% | 25% | 6.25% | 0% |
| Psaní chatových zpráv | 68.75% | 12.50% | 6.25% | 12.50% |
| Projektové řízení | 37.50% | 12.50% | 31.25% | 18.75% |
| Porady | 6.25% | 62.50% | 18.75% | 12.50% |
| Vyhodnocování dat (Excel, …) | 18.75% | 31.25% | 31.25% | 18.75% |
| Monitoring veřejných zdrojů | 6.25% | 25% | 56.25% | 12.50% |
| Extrakce informací z dokumentů | 25% | 18.75% | 6.25% | 50% |
| Analýza souborů (smlouvy, …) | 18.75% | 12.50% | 31.25% | 37.50% |
| Pohovory s kandidáty | 12.50% | 25% | 18.75% | 43.75% |
| Služební cesty | 6.25% | 25% | 31.25% | 37.50% |
| Překlady | 12.50% | 0% | 12.50% | 75% |
| Příprava prezentací | 0% | 12.50% | 18.75% | 68.75% |
| Psaní marketingových textů | 6.25% | 6.25% | 12.50% | 75% |
Vzdělávací centrum Horizont je organizace postavená na komunikaci a dokumentech. Všech 16 lidí píše emaily denně, 11 z 16 denně dohledává informace v interních materiálech. To jsou přesně činnosti, kde AI přináší okamžité úspory: sumarizace, šablony, inteligentní vyhledávání.
Co říkají čísla
Emaily dominují se skóre 4,0 – absolutní maximum. Celý tým je na nich denně. Z rozhovorů vyplývá, že emailová komunikace je primární kanál: L. Říhová obsluhuje 7 schránek, E. Horáková dostává měsíčně desítky potvrzení od zaměstnanců v nestrukturované formě, A. Pokorná řeší přes email i úkoly.
Dohledávání informací (3,6) – 11 z 16 lidí hledá v interních materiálech denně. Problém potvrzuje i H. Marková, která zdědila chaotický Google Disk: „Něco tam najít je dost složitý." Informace jsou roztříštěné v desítkách sdílených disků bez jednotné struktury.
Porady (2,6) – 10 z 16 lidí má porady týdně. Koordinační porady finančního oddělení, porady vedení, porady vedení. J. Černá moderuje a zároveň zapisuje. E. Horáková popisuje, že kolegyně píše zápis ručně přímo při sdílení obrazovky.
Služební cesty (2,0) – specifické pro Vzdělávací centrum Horizont jako síť poboček. S. Fialová najezdí 300 km na jednu cestu do Náchodu a zpět. Cesty zabírají čas, ale jsou nezbytné pro kontakt se klienty a zaměstnanci.
Kde se tráví čas zbytečně
Tři opakující se vzorce z rozhovorů:
1. Kontrola dokumentů jedna po jedné. 150 měsíčních reportů měsíčně, 150 IKP na začátku roku. Otevřít, zkontrolovat 4–5 polí, okomentovat chyby, zavřít, otevřít další. „Někdy to musíme otevírat kontroly, kontroly, kontroly, protože nejsou schopní to opravit," říká E. Horáková.
2. Kopírování dat mezi systémy. L. Říhová opisuje položky z faktur v účetním systému do Excelu, pak z Excelu do e-dokladu. H. Marková vyplňuje přijímací formuláře ručně z dat ve 4 různých tabulkách, protože informace nekorespondují.
3. Nestrukturovaná komunikace. Zaměstnanci posílají potvrzení emailem bez jednotného formátu. Někdo napíše celý email, někdo jen předmět. Filtrovat to nejde, třeba to projít ručně.
Odhadovaná ztráta na kontrole dokumentů: 15–20 hodin měsíčně jen na měsíční reporty (150 docs × 5–8 minut). Na začátku roku se přidává 150 IKP – další desítky hodin rozprostřené mezi 3–4 finanční kontrolory.
Používané AI nástroje
| Používám | Znám | Neznám | |
|---|---|---|---|
| ChatGPT | 100% | 0% | 0% |
| Google Gemini | 75% | 25% | 0% |
| Canva | 68.75% | 25% | 6.25% |
| NotebookLM | 50% | 12.50% | 37.50% |
| Microsoft Copilot | 12.50% | 56.25% | 31.25% |
| Perplexity | 12.50% | 43.75% | 43.75% |
| Cursor | 12.50% | 37.50% | 50% |
| Claude | 0% | 50% | 50% |
| Relay | 0% | 31.25% | 68.75% |
| Microsoft Power Automate | 0% | 18.75% | 81.25% |
| Gamma | 0% | 6.25% | 93.75% |
| Relevance AI | 0% | 6.25% | 93.75% |
| HeyGen | 0% | 6.25% | 93.75% |
| ElevenLabs | 0% | 6.25% | 93.75% |
ChatGPT je jednoznačný lídr – používá ho 100 % týmu. To je výjimečné; u většiny firem bývá adopce kolem 50–70 %. Google Gemini následuje s 12 z 16 – logicky, protože Vzdělávací centrum Horizont pracuje v Google ekosystému. Canva (11/16) je hlavní nástroj pro vizuální materiály; využívají ji pracovníci pro přípravu materiálů pro klienty.
NotebookLM je překvapivě silný – 8 z 16 ho používá. J. Černá ho šíří mezi zaměstnance pro práci s legislativou a interními materiály. M. Dvořák ho doporučil L. Říhové pro přípravu na zkoušku.
Jak se dnes AI používá
J. Černá – projekt v ChatGPT pro páteční oběžníky (shrnutí týdne pro zaměstnance), AI asistent naučený jejímu stylu odpovídání, NotebookLM se zákony od pana Dvořáka.
E. Horáková – ChatGPT na přepisování emailů do profesionálního tónu, Canva na prezentace a materiály pro klienty. Gemini začíná zkoušet.
A. Pokorná – ChatGPT na sjednocení formátu zápisů z porad vedení (různá písma, odstavce, formátování od různých poboček).
L. Říhová – ChatGPT a Gemini na formulaci pracovních emailů, NotebookLM na ověřování legislativních otázek pro účetnictví.
Co chybí
| Nástroj | Potenciál pro Vzdělávací centrum Horizont | Aktuální stav |
|---|---|---|
| ChatGPT Business (projekty) | Sdílené projekty s instrukcemi pro celý tým – kontrola dokumentů, generování IKP | Každý používá osobní účet bez sdílení |
| Google Apps Script + AI | Automatická kontrola vyplněnosti Google Docs, notifikace o chybách | Neexistuje |
| TLDV / záznam porad | Automatické zápisy z online porad místo ručního zapisování | Černá testuje, ostatní ne |
Největší nevyužitý potenciál je v ChatGPT projektech sdílených napříč týmem. Dnes každý pracuje ve svém osobním účtu. Firemní licence s projekty by umožnila vytvořit sdílené „asistenty" pro kontrolu dokumentů, generování oběžníků nebo přípravu IKP.