Doporučené licence

Vzdělávací centrum Horizont už má solidní základ: celý tým používá ChatGPT (free), většina pracuje s Google Gemini v rámci Workspace a polovina zná NotebookLM. Cílem není přidat co nejvíc nástrojů, ale vyřešit tři konkrétní problémy: sdílení AI projektů napříč týmem, kontrolu dokumentů a automatizaci rutinních procesů.

Souhrnná tabulka

Licence	Měsíční náklad	Pro koho	Důvod
ChatGPT Business (5 licencí)	~3 000 Kč/měsíc	Černá, Horáková, Dvořák, Říhová, Šimková	Sdílené projekty, kontrola dokumentů, firemní data zůstávají chráněná
TLDV Pro (1 licence)	~500 Kč/měsíc	Černá (sdílí záznamy)	Automatické zápisy z online porad
NotebookLM	Zdarma	Celý tým	Už 8 z 16 používá; legislativa, studijní materiály

Celkový měsíční náklad: přibližně 3 500 Kč. Úspora jen na kontrole měsíčních reportů (15–20 h/měsíc) při průměrné hodinové sazbě finančního kontrolora převyšuje tento náklad několikanásobně.

Proč právě tyto nástroje

ChatGPT Business

Celý tým už ChatGPT používá – ale na osobních, neplacených účtech. To má tři problémy: limity na počet dotazů, žádné sdílení projektů mezi kolegy a žádná ochrana firemních dat.

Proč Business, ne Plus: ChatGPT Plus je osobní licence. Data, která do něj zadáte, mohou být použita k trénování modelu. ChatGPT Business garantuje, že firemní data zůstávají ve firmě. U organizace pracující s citlivými údaji klientů je to zásadní rozdíl.

Konkrétní použití pro Vzdělávací centrum Horizont:

J. Černá – sdílený projekt „Kontrola IKP" s instrukcemi a pravidly, projekt „Oběžníky" pro generování pátečních shrnutí
E. Horáková – sdílený projekt „Měsíční reporty" pro kontrolu vyplněnosti a kvality zápisů
M. Dvořák – pokročilé projekty, testování automatizací, podpora pro ostatní
L. Říhová – projekt pro účetní dotazy s kontextem české legislativy, příprava podkladů
M. Šimková – HR agenda: onboarding materiály, personální dokumentace, komunikace

Pět licencí pokryje klíčové lidi. Ostatní mohou pokračovat na free verzi – pro jejich potřeby (formulace emailů, jednodušší dotazy) to stačí.

TLDV Pro

J. Černá už TLDV testuje na free verzi a narazila na limity. Jedna placená licence umožní nahrávat všechny koordinační porady, porady vedení a konzultace. Záznamy jsou přístupné celému týmu.

Konkrétní přínos:

Páteční koordinační porady – místo ručního zápisu automatický přepis + sumarizace
Porady vedení – přepis, ze kterého se přes NotebookLM vytáhnou úkoly per osoba
Konzultace s zaměstnanci – záznam pro zpětnou kontrolu („Museli jsme si přehrát přesně tu část, jak to přesně řekla," říká Černá)

NotebookLM

Není co kupovat – je zdarma a 8 z 16 lidí ho už používá. Doporučuji ale rozšířit využití:

Legislativa – Dvořák tam už má nahrané zákony; zpřístupnit všem speciálním pracovníkům
Studijní materiály – zaměstnanci dodělávající kvalifikaci z toho dělají podcasty a flashcards
Procesní dokumentace – nahrát směrnice, šablony, pravidla vyplňování IKP

Co bych nedoporučoval kupovat

Microsoft 365 Copilot – Vzdělávací centrum Horizont pracuje v Google ekosystému, ne v Microsoft ekosystému. Copilot by neměl kam se napojit. Navíc 9 z 16 lidí ho sice zná, ale používají ho jen 2.

Canva Pro plošně – 11 lidí Canvu používá, ale většina pro jednoduché materiály, kde free verze stačí. Pokud někdo narazí na limit, má smysl řešit individuálně.

Cursor / Claude / Perplexity – zajímavé nástroje, ale pro tým finančního oddělení a administrativy nemají enterprise verze kompatibilní s požadavky na ochranu dat. ChatGPT Business pokryje jejich potřeby.